Politica Generala privind protecția datelor cu caracter personal,

prelucrate de către Operatorul de date cu caracter personal

Primăria Comuna Pârgărești

Despre institutia noastra

Suntem Primăria Comuna Pârgărești, administrație publica locala, operator de date cu caracter personal, ce se angajează sa protejeze datele cu caracter personal ale persoanelor vizate, prelucrate de instituție, respectând legislația europeana si naționala in materie (Regulamentul UE 679/2016 si Directiva UE 680/2016, Legea 190/2018 etc.), conform îndrumărilor Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

PRIMARIA COMUNA PÂRGĂREȘTI

Adresa de corespondenta: Loc. Pârgărești, Jud. Bacău.

Adresa de corespondenta electronica: contact@comunapargaresti.ro

Tel. 0234.347.510

Responsabilul cu Protecția Datelor cu Caracter Personal

Instituția noastră desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO – Data Protection Officer) la nivelul întregii instituitei, care va duce la îndeplinire obligațiile stabilite de legislația aplicabilă în domeniul protecției datelor cu caracter personal, iar dumneavoastră puteți contacta responsabilul cu protecția datelor cu privire la toate aspectele legate de prelucrarea datelor dumneavoastră și la exercitarea drepturilor dumneavoastră, potrivit dispozițiilor legale aplicabile, în special dacă aveți întrebări sau nelămuriri cu privire la modul în care noi prelucrăm datele dvs. cu caracter personal.

DPO – Data Protection Officer in cadrul instituitei noastre poate fi contactat utilizând datele de corespondenta ale primăriei sau direct prin E-Mail la adresa: pargaresti@ex-dpo.ro

Date introductive ale politicii noastre

Instituția noastră prelucrează date cu caracter personal referitoare la persoane fizice. Acestea pot reprezenta date în legătură cu contribuabilii, rezidenții, non rezidenții, ale partenerilor comerciali, vizitatorii instituției, angajații, voluntarii, colaboratorii, alte persoane fizice, si persoane ce accesează portalul de internet al instituției sau comunica cu noi prin orice mijloc de comunicare (corespondenta clasica, mijloace electronice de comunicare, întâlniri sau evenimente etc.).

Prin această politică descriem modul în care colectam, prelucram si stocam datele personale pentru a fi în concordanță cu legislația in vigoare dar si cu standardele instituției referitoare la protecția datelor cu caracter personal.

Această politică cu privire la protecția datelor cu caracter personal asigură instituției următoarele:

-        Protecția drepturilor persoanelor vizate;

-        Conformitatea cu legislația privind protecția datelor cu caracter;

-        Modul de stocare și prelucrare a datelor persoanelor fizice;

-        Protejarea instituției fata  de posibilele riscuri referitoare la încălcarea securității datelor.

Legislația in materia protecției datelor cu caracter personal

Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).

Regulament de baza, pentru instituțiile publice ce legiferează modalitatea in care trebuise prelucrate datele cu caracter personal.

Regulile aplicându-se indiferent dacă datele sunt stocate în format electronic, pe hârtie sau pe alte materiale;

Directiva (UE) 2016/680  a Parlamentului European si a Consiliului European si a Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice referitor la prelucrarea datelor cu caracter personal de către autoritățile competente în scopul prevenirii, depistării, investigării sau urmăririi penale a infracțiunilor sau al executării pedepselor și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Deciziei-cadru 2008/977/JAI a Consiliului;

Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).

Legislația menționează fără echivoc, faptul că datele personale trebuie:

-        Să fie prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată („legalitate, echitate și transparență”);

-        Să fie colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri („limitări legate de scop”);

-        Să fie adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate („reducerea la minimum a datelor”);

-        Să fie exacte și, în cazul în care este necesar, să fie actualizate; trebuie să se ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt șterse sau rectificate fără întârziere („exactitate”);

-        Să nu fie păstrate mai mult timp decât este necesar  („limitări legate de stocare”);

-        Să fie prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare („integritate și confidențialitate”);

-        Să fie prelucrate în concordanță cu drepturile persoanelor vizate;

-        Să nu fie transferate în afara Spațiului Economic European, decât în cazul în care teritoriul/țara unde urmează a fi transferate asigură un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal.

Definiții si limbaj specific al legislației privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Definițiile cele mai importante cu privire la această politică sunt următoarele:

Date cu caracter personal - orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”);

Persoana vizată - o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;

Prelucrare - orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;

Operator - persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern;

Persoană împuternicită de operator - persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului.

Principiile prelucrării datelor cu caracter personal

Regulamentul GDPR este guvernat de o serie de principii fundamentale privind prelucrarea datelor cu caracter personal, pe care le enumeram in prezenta politica:

„Integritate și confidențialitate” - date prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare.

,,Legalitate, echitate și transparență’’ - prelucrare legala, echitabila și transparenta față de persoana vizată;

„Reducerea la minimum a datelor” – date personale adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate;

„Limitări legate de scop” – datele sunt colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri; prelucrarea ulterioară în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice nu este considerată incompatibilă cu scopurile inițiale, în conformitate cu articolul 89 alineatul;

 „Limitări legate de stocare” – date păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele; datele cu caracter personal pot fi stocate pe perioade mai lungi în măsura în care acestea vor fi prelucrate exclusiv în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice, în conformitate cu articolul 89 alineatul (1), sub rezerva punerii în aplicare a măsurilor de ordin tehnic și organizatoric adecvate prevăzute în prezentul regulament în vederea garantării drepturilor și libertăților persoanei vizate;

‚,Exactitate’’ – date exacte și, în cazul în care este necesar, să fie actualizate; trebuie să se ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt șterse sau rectificate fără întârziere;

Instituția noastră se va asigura că respectă toate aceste principii atât în procesul de prelucrare pe care îl desfășoară în prezent, cât și ca parte a introducerii de noi metode de procesare, prelucrare, stocare, criptografieze si securizare cum ar fi noile sisteme informatice.

Drepturile persoanei vizate in privința prelucrării datelor cu caracter personal

In temeiul Regulamentului UE 679/2016 persoana vizată are următoare drepturi fundamentale:

-        Dreptul la informare;

-        Dreptul de acces;

-        Dreptul la rectificare;

-        Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”);

-        Dreptul la restricționarea prelucrării;

-        Dreptul la portabilitatea datelor;

-        Dreptul de a se opune prelucrării;

-        Dreptul de retragere a consimțământului;

-        Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri;

-        Dreptul de a depune o plângere la Autoritate;

-        Dreptul de a se adresa justiției.

Toate aceste drepturi ale persoanelor vizate cărora instituția noastră le prelucrează datele sunt susținute de proceduri adecvate care permit ca acțiunea necesară să fie luată în termenele stabilite de Regulamentului UE 679/2016.

In vederea exercitării acestor drepturi persoanele vizate ne pot contacta folosind datele de contact prezentate la începutul acestei politici, persoana desemnata in mod special sa reprezinte instituția in aceste situații fiind DPO – Reprezentantul cu Protecția Datelor.

Pentru a veni in sprijinul persoanelor vizate si pentru a urgenta cererile acestora, instituția noastră pune la dispoziție cereri tip, ușor de completat, pentru toate situațiile in care persoanele vizate își manifesta drepturile, dar nefiind obligatorie utilizarea acestor cereri tip.

Aceste cereri, precum si procesarea lor nu vor fi taxate. In calitate de operator de date cu caracter personal avem obligația legala sa răspundem acestor cereri în maxim 30 de zile, iar în anumite cazuri excepționale în cel mult 60 de zile de la primirea cererii.

Instituția noastră va verifica întotdeauna identitatea oricărei persoane, analizând situațiile punctual  in vederea răspunderii la cereri și permițând exercitarea drepturilor.  Departamentul nostru juridic sau consultanții externi vor avea un cuvânt de spus cu privire la temeinicia cererii.

Temeiurile legale in baza cărora prelucram datele cu caracter personal

Regulamentul UE 679/2016, specifica șase temeiuri în baza cărora se pot procesa datele cu caracter personal:

Obligația legală

În cazul instituitei noastre fiind o administrație publica locala în care datele cu caracter personal trebuie să fie colectate și prelucrate pentru a ne conforma legii, nu este necesar consimțământul explicit.

Îndeplinirea unor sarcini care deservesc interese publice

Este si cazul instituitei noastre întrucât trebuie să îndeplinească sarcini pe ce deservesc în interesul public sau ca parte a unei obligații oficiale, situații când nu va fi solicitat consimțământul persoanei vizate.

Încheierea sau executarea unui contract

Întrucât instituția noastră încheie contracte cu alte instituții, autorități publice sau colaboratori persoane juridice sau fizice, cazuri în care datele cu caracter personal colectate și prelucrate sunt necesare pentru a încheia sau executa un contract cu persoana vizată, nu este necesar consimțământul explicit.

Interesul legitim

Sunt situații speciale in cadrul cărora este necesara prelucrarea datelor cu caracter personal în interesul legitim al instituitei noastre și prin analize specifice se considera că aceste prelucrări nu afectează în mod semnificativ drepturile și libertățile persoanei vizate, atunci aceasta poate fi definită ca fiind motivul legal al prelucrării.

Interesele vitale ale subiectului datelor

Pentru a proteja interesele vitale ale persoanelor vizate sau ale altor persoane fizice, in situații critice, vitale acestor persoane, instituția noastră va prelucra datele personale având ca temei protejarea intereselor vitale ale persoanelor vizate. In acest sens instituția va păstra in evidentele sale dovezile prelucrării din aceste situații.

Consimțământul

In afara situațiilor prezentate mai sus, instituția noastră acorda o maxima importanta obținerii acordului explicit din partea unei persoane vizate pentru colectarea și prelucrarea datelor. În situațiile speciale, dar si in cazul copiilor sub vârsta de 16 ani va fi obținut consimțământul reprezentanților legali.

La momentul obținerii consimțământului pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, persoanele vizate vor fi informate despre utilizarea datelor cu caracter personal prelucrate de instituția noastră si li se vor explica drepturile acestora cu privire la datele lor, cum ar fi dreptul de retragere a consimțământului. Toate informațiile vor fi furnizate într-o formă accesibilă, scrise în limbaj clar și gratuit, disponibile atât in sediul instituitei noastre cat si in portalul de internet.

Categoriile de date cu caracter personal prelucrate de instituția noastră

Instituția noastră prelucrează doar datele cu caracter personal in virtutea asigurării administrației publice in vederea îndeplinirii obligațiilor legale si deservirea intereselor publice, pentru a furniza servicii contribuabililor si a tuturor activităților ce țin de administrația publica.

Astfel, instituția noastră colectează următoarele categorii de date cu caracter personal ale persoanele vizate: nume si prenume, cod numeric personal, serie si numar acte de identitate, imagini, numar de asigurare sociala, nationalitate, etnie, limba materna, sex, varsta, venit, locatie, istoricul bolilor in familie, dizabilitati, caracteristici fizice ale persoanei, contul bancar, proprietati (imobile, terenuri, autovehicule, alte proprietati personale, tranzactii (cumparari, vanzari, taxe, achizitii, alte informatii privind tranzactiile), studii, functie, profesie, contraventii, infractiuni, copii, casatorie, divort, rude, deces, date de corespondenta si contact (adresa fizica, e-mail, telefon), date informatice rezultate din accesarea portalului de internet al institutiei (adresa IP, cookies).

Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal de către instituția noastră

Instituția noastră prelucrează datele cu caracter personal doar in scopurile clar definite de lege, in vederea deservirii intereselor publice din care enumeram: urbanism; registru agricol; stare civila; evidenta populației; resurse umane; serviciile sociale pentru protecția copilului, a persoanelor cu handicap, a persoanelor vârstnice, a familiei și a altor persoane sau grupuri aflate în nevoie socială; ordinea publică; situațiile de urgenta; impozitele și taxele locale, amenzi contravenționale, muncă în folosul comunității; colectare debite si recuperare creanțe; emitere autorizații si licențe; gestiunea economica-financiară și administrativă; încheierea de contracte si parteneriate; relații comerciale; darea în administrare, concesionarea sau închirierea bunurilor; registrul electoral- evidență electorală; arhiva; registratura; relații publice; secretariat; educația; sănătatea; cultura; tineretul; sportul; serviciile comunitare de utilitate publică: alimentare cu apă, gaz natural, canalizare, salubrizare, energie termică, iluminat public, dezvoltarea infrastructurii; protecția și refacerea mediului; conservarea, restaurarea și punerea în valoare a monumentelor istorice și de arhitectură, a parcurilor, grădinilor publice, etc; podurile și drumurile publice; promovarea unor acțiuni si evenimente, îndeplinirea tuturor obligații legale.

Modalitatea de obținere a datelor cu caracter personal prelucrate de către instituția noastră

Instituția noastră obține datele cu caracter personal in mod direct de la contribuabili, rezidenții, non rezidenții, ale partenerilor comerciali, vizitatorii instituției, angajații, voluntarii, colaboratorii, alte persoane fizice, si persoane ce accesează portalul de internet al instituției sau comunica cu noi prin orice mijloc de comunicare (corespondenta clasica, mijloace electronice de comunicare, întâlniri sau evenimente etc.).

Datele sunt obținute in diferite moduri: direct la sediul instituitei, prin corespondenta clasica sau prin corespondenta electronica (e-mail, fax, telefonie fixa sau mobila, prin intermediul portalului de internet), prin cereri si documente necesare furnizării serviciilor administrației publice locale, trimiterea de CV-uri pentru angajarea pe posturile vacante din cadrul instituitei, etc

Datele personale mai pot fi obținute si din surse externe, cum ar fi: de la terți (alte instituții, administrații, autorități, colaboratori), evenimente, expoziții, conferințe, portaluri de internet.

Situațiile de transfer către terți a datelor cu caracter personal

Instituția noastră, poate transfera datele cu caracter personal ale persoanelor vizate, către terți, respectând Regulamentul UE 679/2016, in situațiile când când cerințele de reglementare ne impun acest lucru, atunci când instituția se conformează cerințelor legale si de ori de câte ori instituția primește cereri legate de persoanele vizate de la autorități sau in legătura cu orice procedură judiciară în desfășurare sau potențială, ori pentru a stabili, exercita sau apară drepturile legale, sau in scopul prevenirii unei fraude.

In aceste situații, instituția vă va informa ori de cate ori ni se va cere să oferim datele dumneavoastră personale în acest mod, cu excepția cazului în care acest lucru ni se interzice prin lege.

Va asiguram ca vom difuza datele dumneavoastră personale numai dacă suntem convinși, cu bună credință, că legea ne cere să o facem. Nimic din această informare nu vizează limitarea mijloacelor legale de apărare sau obiecțiile pe care le-ați putea avea față de solicitarea unui terț de a divulga informațiile dumneavoastră.

Transferarea datelor personale in SEE si in afara Spațiului Economic European (SEE)

Instituția noastră nu transfera datele prelucrate ale persoanelor vizate in afara SEE.

Putem însă transfera date cu caracter personal in SEE sau in afara SEE in situația in care legea ne-o impune sau unii dintre partenerii instituitei sau alte autorități europene își au sediul sau își desfășoară activitatea in SEE sau in afara SEE.

Transferurile de date in SEE sau in afara SEE se vor efectua numai daca sunt oferite suficiente garanții privind securitatea datelor, in urma unei serioase analize a riscurilor. In situațiile in care in urma analizei, consideram ca prelucrarea este afectata de riscuri mari vom informa ANSPDCP pentru a ne îndruma in găsirea unei rezolvări.

Perioada de păstrare a datelor cu caracter personal

Instituia noastră va stoca datele pe o perioada de timp conforma cu Nomenclatorul Arhivistic aprobat in cadrul instituitei si legislației in vigoare.

Noi vom stoca datele cu caracter personal necesare furnizarea serviciilor publice conform administrației publice, pentru a păstra legătura cu persoanele vizate si pentru a ne conforma obligațiilor legale ce ni se aplica.

Datele cu caracter personal ale persoanelor vizate vor fi stocate doar pe perioada de timp necesara pentru atingerea scopurilor de prelucrare expuse mai sus, cu respectarea in acelasi timp a cerințelor legale in vigoare si a interesului de protejare a drepturilor persoanelor vizate.

Masurile de securitate utilizate pentru protejarea datelor cu caracter personal

Instituția noastră, s-a angajat sa protejeze datele cu caracter personal pe care le prelucrează sau stochează. In acest sens, instituția a implementat măsuri tehnice, organizatorice si proceduri  de securitate. Aceste masuri, vor fi îmbunătățite si actualizate in mod continuu, prin implementarea unor proiecte care sa asigure un grad ridicat de securitate al întregii infrastructuri IT dar si securitatea fizica a instituitei.

Pentru protejarea datelor cu caracter personal, instituția noastră a făcut toate demersurile de a beneficia de o infrastructura IT moderna, care sa asigure securitatea informației, precum si prelucrarea datelor cu caracter personal in siguranța si la standardele specificate in Regulamentul UE 679/2016.

Conform Nomenclatorului Arhivistic, dar si a legislatiei in vigoare, după încheierea perioadelor de stocare, in urma unei analize si a aprobarilor necesare, datele cu caracter personal vor fi distruse sau șterse din sistemele informatice sau transformate în date anonime pentru a fi utilizate în scopuri de cercetare științifică, istorică sau statistică, acest lucru fiind evidentiat si inregistrat.

Modalitățile de aplicare ale politicii generala privind protecția datelor cu caracter personal

Politica instituției noastre se aplica întregii instituții, cuprinzând toate departamentele si compartimentele conform organigramei instituitei, tuturor angajaților, voluntarilor, cat si contribuabililor, rezidenților, non rezidenților, partenerilor comerciali, vizitatorilor instituției, colaboratorilor, altor persoane fizice, si persoanelor ce accesează portalul de internet al instituției sau comunica cu noi prin orice mijloc de comunicare (corespondenta clasica, mijloace electronice de comunicare, întâlniri sau evenimente etc.).

Nerespectarea prezentei Politici de către angajații companiei sau alți colaboratori externi poate conduce către sancțiuni disciplinare (inclusiv încetarea contractului de muncă), rezilierea contractelor și, în funcție de circumstanțe, acționarea în instanță pentru recuperarea integrală a prejudiciilor aduse organizației ca urmare a nerespectării prezentei Politici. Când există suspiciunea unor activități ilegale (cum ar fi, exemplificativ, sustragerea documentelor, copierea, distribuirea, transferul bazelor de date), Societatea va denunța activitatea infracțională organelor legii pentru tragerea la răspundere penală a făptuitorului.

Prezenta Politică va fi adusă de către conducerea companiei la cunoștința tuturor angajaților, colaboratorilor, partenerilor de afaceri sau a altor terți.

Actualizarea politicii generale privind protecția datelor cu caracter personal

In funcție de modificările aduse de legislație, precum si de îmbunătățirea  continua a procedurilor, a masurilor de securitate asupra infrastructurii IT,  instituția noastră, va actualiza prezenta politica in situația in care modificările aduse vor fi substanțiale.

Modificarea politicii noastre generale, va fi publicata pe portalul de internet al instituitei, afișata vizibil la sediul instituitei si comunicata către persoanele direct implicate la solicitare acestora. Fiecare actualizare a politicii noastre generale, va fi indexata prin cesionarea documentului, acest lucru verificând-se simplu in partea inferioara a documentului publicat de noi. 

Beneficiind de o continuitate in utilizarea serviciilor publice oferite de către instituția noastră, după actualizarea politicii noastre, înseamnă acceptarea de către dumneavoastră a politicii noastre generale in forma noua, modificata.

Date de contact pentru exercitarea drepturilor persoanelor vizate

In vederea exercitării drepturilor persoanele vizate pot utiliza următoarele date de contact:

PRIMARIA COMUNA PÂRGĂREȘTI